Krajowy System e-Faktur (KSeF) - rewolucja w fakturowaniu

KSeF to nowy, rządowy system elektronicznego fakturowania. Przedsiębiorca wystawia fakturę ustrukturyzowaną i przekazuje ją klientowi za pośrednictwem platformy MF. Od 1 lutego 2026 r. system będzie stopniowo obowiązkowy dla wszystkich firm prowadzących sprzedaż, a od 1 kwietnia 2026 r. obejmie pozostałych przedsiębiorców (z wyjątkiem najmniejszych firm). Dzięki KSeF faktury są tworzone w jednolitym formacie elektronicznym (FA(3)), wysyłane i przechowywane w systemie, co ma usprawnić fakturowanie i księgowanie oraz ograniczyć błędy.

Kogo i kiedy obejmuje obowiązek KSeF

Obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie etapami: 1 lutego 2026 r. dla największych firm (tych z przychodem w 2024 r. powyżej 200 mln zł) oraz 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Wyjątkiem są mikroprzedsiębiorcy: jeśli miesięczna sprzedaż z VAT na ich fakturach nie przekracza 10 000 zł, mogą wystawiać faktury poza KSeF do 31 grudnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmie wszystkich. W praktyce oznacza to, że już w 2026 roku każda faktura sprzedaży będzie musiała być nadana w KSeF (tzw. otrzymaniu faktury = nadanie numeru przez system).

Pamiętaj, że wszystkie faktury wystawione w Polsce (dotyczące sprzedaży na rzecz firm i konsumentów) będą objęte KSeF. System przewiduje fakturowanie zarówno kontrahentów biznesowych (B2B), jak i osób prywatnych (B2C). W przypadku sprzedaży konsumentowi wystawienie faktury w KSeF pozostanie dobrowolne - firma może wystawić tradycyjną papierową fakturę lub e-fakturę w KSeF wedle uznania. Natomiast jeżeli wystawiasz fakturę dla kontrahenta prowadzącego działalność, od 2026 r. nie potrzebujesz jego zgody - po nadaniu faktury w KSeF nie musisz mu przesyłać jej numeru (faktura automatycznie trafia do systemu KSeF odbiorcy).

Jak działa KSeF - „pudełko” na faktury

W KSeF faktury wystawiane są jako tzw. faktury ustrukturyzowane w formacie XML (FA(3)). Wystawca generuje e-fakturę elektronicznie (może to być program księgowy lub aplikacja MF), wysyła ją do systemu i od razu otrzymuje unikalny numer KSeF. Odbiorca (firma kupująca) może pobrać fakturę bezpośrednio z systemu - tak jak gdyby oboje mieli wspólne „pudełko” z dokumentami. Dzięki temu fiskus na bieżąco widzi wystawiane faktury i ich zawartość, co zwiększa przejrzystość rozliczeń.

Faktury spoza KSeF: Jeśli sprzedawca (np. w sytuacji awaryjnej) wystawi fakturę poza systemem, musi dołączyć do niej kody QR. Według przepisów obowiązkowych od 2026 r. faktura wystawiona i udostępniona odbiorcy poza KSeF musi mieć dwa specjalne QR-kody: kod „OFFLINE” (umożliwiający weryfikację faktury i dostęp do niej w KSeF) oraz kod „CERTYFIKAT” (potwierdzający tożsamość wystawcy). Drugi kod wiąże się z posiadaniem certyfikatu KSeF (rodzaj elektronicznego klucza), który dla faktur offline będzie musiał być pobrany przez wystawcę.

Tryby awaryjne wystawiania faktur

KSeF 2.0 definiuje trzy tryby poza podstawowym (online):

• Tryb offline24 - gdy przedsiębiorca chwilowo nie ma łączności z internetem czy dostęp do KSeF jest utrudniony. W tym trybie można wystawić fakturę „offline”, ale trzeba ją przekazać do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu, aby uzyskać numer KSeF.
• Tryb awaryjny - gdy następuje czasowa awaria KSeF ogłoszona publicznie (komunikatem MF). Wówczas faktury możesz nadal wystawiać tradycyjnie (bez systemu), ale masz aż 7 dni roboczych od zakończenia awarii na dosłanie tych faktur do KSeF.
• Tryb offline - gdy KSeF jest czasowo niedostępny z powodu prac serwisowych lub awarii (ogłoszonych w BIP). Wtedy wystawiasz faktury „poza KSeF” i musisz je wysłać do systemu najpóźniej dzień po przywróceniu usługi.

W każdym przypadku kluczowe jest, aby faktura ostatecznie trafiła do KSeF w wymaganym terminie. Nieprzesłanie faktury do KSeF (w wyznaczonym terminie po awarii/niemożności) może pociągać sankcje (zob. niżej).

Logowanie, integracja i certyfikaty

Aby korzystać z KSeF, przedsiębiorca loguje się do Aplikacji Podatnika KSeF (na portalu podatki.gov.pl) np. za pomocą Profilu Zaufanego. Przed wprowadzeniem obowiązku warto uzyskać dostęp do środowiska testowego i rozpocząć próby wystawiania elektronicznych faktur. Firmy mogą też integrować swój system księgowy bezpośrednio z KSeF: obecnie służy do tego specjalny token (generowany w portalu KSeF) - ułatwia to automatyczne przekazywanie i pobieranie dokumentów. W przyszłości autoryzacja będzie wymagała wykorzystywania certyfikatu KSeF, który pełni rolę elektronicznego klucza potwierdzającego tożsamość wystawcy w trybach specjalnych (np. offline). Certyfikat (dostępny od 1 listopada 2025 r. w MCU MF) należy pobrać, by generować kod QR „CERTYFIKAT” oraz potwierdzić się w systemie.

Ważne jest także odpowiednie przydzielenie uprawnień w systemie. W KSeF nadajemy uprawnienia konkretnym osobom lub podmiotom (np. biuru rachunkowemu). To pozwoli biuru bezpośrednio odbierać i księgować faktury kosztowe Twojej firmy z KSeF. Możesz ustanowić „pełnomocnika” do wystawiania dokumentów lub uprawnienie do odbioru faktur - według potrzeb twojej organizacji. Szczegóły konfiguracji i nadawania ról znajdziesz w dokumentacji MF.

Kary i sankcje za naruszenia

Od 2027 r. niewywiązywanie się z obowiązku wystawiania faktur w KSeF może wiązać się z surowymi karami finansowymi. Zgodnie z ustawą kara wynosi do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na danej fakturze wystawionej poza KSeF, a jeśli faktura nie wykazuje VAT (np. podatnik zwolniony z VAT, marża, eksport) - do 18,7% wartości brutto faktury. Tyle wynosi maksymalna kwota kary za pojedynczy dokument. Karami objęte będą np. wystawienie faktury poza KSeF bez wyraźnej przyczyny, wystawienie faktury offline niestandardowej struktury lub nieterminowe przesłanie faktury offline do systemu. W praktyce fiskus zapowiada, że w pierwszym roku działania obowiązkowego KSeF (do końca 2026 r.) głównie będzie edukował podatników, a faktyczne nakładanie kar planowane jest od stycznia 2027 r.. Niemniej każdemu właścicielowi firmy radzimy jak najszybsze dostosowanie się do nowych zasad, aby unikać potencjalnych sankcji.

Najważniejsze zmiany i mity

• Papierowe faktury: W relacji B2C faktury papierowe lub PDF nadal mogą być stosowane — przedsiębiorca może wystawić konsumentowi zwykłą fakturę papierową, jeśli tego wymaga (nabywca nie wyraził zgody na KSeF). Jednak od strony prawnej standardem jest faktura elektroniczna: nabywca może zażądać faktury w tradycyjnej formie tylko do 15 dni od końca miesiąca sprzedaży. W praktyce papierowe faktury stopniowo tracą na znaczeniu.
• Faktury zagraniczne: Sprzedając firmom zagranicznym (bez stałego miejsca prowadzenia w Polsce), nadal wystawisz fakturę elektroniczną przez KSeF i przekażesz im tradycyjnie (e-mailem lub pocztą) - musisz udostępnić ją poza systemem, bo nie wszystkie zagraniczne firmy mają dostęp do polskiego KSeF. Podobnie, kupując od zagranicy, otrzymasz dokumenty tak jak dotychczas. Zatem system nie zmienia zasad dotyczących transakcji międzynarodowych, poza koniecznością utworzenia faktury w KSeF od strony polskiego sprzedawcy.
• Podatnicy zwolnieni z VAT: Częstym mitem jest, że firmy nie będące płatnikami vat ominie obowiązek KSeF. Rzeczywiście, nie muszą fakturować, chyba że klient poprosi - jednak jeśli firmowa sprzedaż jest udokumentowana fakturą, to obowiązek będzie taki sam jak dla VAT-owca. Wszystkie firmy wystawiające faktury (zarówno czynni, jak i zwolnieni z VAT) będą objęte KSeF w tych samych terminach. Innymi słowy, jeśli jako zwolniony z VAT wystawiasz faktury (np. na żądanie klienta), musisz to robić w KSeF.
• Korygowanie faktur: W KSeF nie występuje pojęcie „anulowania” faktury wystawionej do systemu - każda faktura po nadaniu numeru jest uznawana za ostateczną. W razie błędu należy wystawić fakturę korygującą. Zgodnie z art. 106j ustawy o VAT, za każdy błąd w pozycji faktury wymagana jest korekta. W praktyce przy błędzie NIP czy nazwy kontrahenta wystawiasz fakturę korygującą do zera, a następnie nową poprawną fakturę (zgodnie z wewnętrzną procedurą). 

Jak przygotować firmę do KSeF - zalecenia

1. Zaloguj się do systemu i przeprowadź testy - już dziś wejdź na portal KSeF (z profilami zaufanymi) i zapoznaj się z aplikacją Podatnika KSeF. Korzystaj ze środowiska testowego (demo), aby zapoznać się z formatem faktury i procesem wysyłki.
2. Sprawdź swoje systemy księgowe - upewnij się, że programy księgowe i fakturujące obsługują strukturę FA(3) i integrację z KSeF. Jeśli korzystasz z oprogramowania biura rachunkowego, skontaktuj się z księgowym w sprawie dostępu do narzędzi KSeF lub zgodzenia na automatyczne pobieranie faktur. Rozważ integrację systemu firmowego z KSeF (np. przez API), co możesz zrobić już teraz za pomocą tokenu. Od przyszłego roku konieczny będzie certyfikat KSeF - zaplanuj jego uzyskanie (od listopada 2025 r. w MCU).
3. Przydziel uprawnienia i role - określ osoby w swojej firmie, które będą wystawiać i odbierać faktury w KSeF. W portalu podatkowym nadaj im odpowiednie uprawnienia (w tym także osobom zewnętrznym, np. pracownikom księgowości czy biuru rachunkowemu). Dzięki temu faktury kosztowe wpłyną bezpośrednio do Twojego systemu finansowo-księgowego.
4. Przejdź na e-faktury w codziennej praktyce - stopniowo wycofaj się z faktur papierowych na rzecz elektronicznych. Zadbaj o akceptację klientów (zwłaszcza biznesowych), że będą odbierać dokumenty w systemie. Jeśli współpracujesz z odbiorcami, którzy nie mają NIP-u lub są firmami zagranicznymi (nie podlegają KSeF), ustal formalny sposób przesyłania im faktur (np. e-mail/PDF). Przygotuj procedury wystawiania faktur w trybach offline24/offline na wypadek awarii.
5. Monitoruj postępy legislacji i informacje MF - nowe przepisy i rozporządzenia dotyczące KSeF nadal mogą być dopracowywane. Śledź komunikaty Ministerstwa Finansów, Pytania i Odpowiedzi KSeF oraz terminy związane z certyfikatem i update’ami systemu. Bądź świadomy, że do 1 lutego 2026 r. możesz nadal wystawiać faktury poza KSeF (fakultatywnie), ale po tej dacie każda faktura powinna już być wprowadzona do systemu zgodnie z harmonogramem.

Podsumowanie

KSeF to przełom w polskim fakturowaniu - przejście na e-faktury ustrukturyzowane ma przynieść firmom cyfrową automatyzację rozliczeń i ograniczyć papierologię. Od 2026 r. faktury będą w całości generowane i przechowywane w centralnym systemie podatkowym. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność dostosowania procesów księgowych i technicznych, ale również szansę na szybsze księgowanie dokumentów i uproszczenie kontroli podatkowych (urząd będzie miał bezpośredni podgląd do wszystkich danych z faktur). Pamiętaj, że obowiązek KSeF obejmuje każdą firmę wystawiającą faktury - zarówno VAT-owców, jak i zwolnionych, oraz dotyczy transakcji krajowych z klientami (B2B i dobrowolnie B2C). Kluczowe jest, by już dziś zapoznać się z systemem, zintegrować narzędzia księgowe i przejść na elektroniczne wystawianie dokumentów. Zapewnienie spójnego procesu od pierwszej faktury umożliwi bezproblemowe wejście w obowiązkowy KSeF i uniknięcie sankcji w przyszłości.

Lista kontrolna do wdrożenia KSeF

1. Sprawdź, czy firma obejmuje KSeF: oceniaj roczne obroty (200 mln zł próg) i miesięczną sprzedaż (10 tys. zł próg mikrobiznesu). Ustal daty wprowadzenia KSeF w firmie.
2. Uzyskaj dostęp do portalu KSeF: zaloguj się Profil Zaufanym i obejrzyj aplikację Podatnika, pobierz instrukcje i dokumentację. Korzystaj z wersji testowej KSeF 2.0, by zapoznać się z formatem faktur.
3. Przygotuj oprogramowanie: upewnij się, że programy księgowe potrafią generować faktury FA(3) i współpracować z KSeF. W razie potrzeby zaktualizuj lub zmień system fakturowania. Zaplanuj integrację (API) już teraz - przydadzą się tokeny, a później certyfikaty.
4. Pobierz certyfikat KSeF: od listopada 2025 r. pobierz z MCU certyfikat dla firmy (typ 2) potrzebny do generowania kodu QR „CERTYFIKAT” i uwierzytelniania w trybach offline.
5. Nastaw procedury offline i awaryjne: wypracuj wewnętrzne zasady wystawiania faktur, gdy KSeF jest niedostępny (opisz scenariusze offline24/awaryjny) i odbierania kosztów z systemu.
6. Nadaj uprawnienia użytkownikom: przez portal podatkowy zdefiniuj, kto w firmie będzie mógł wystawiać i odbierać faktury z KSeF. Zaplanuj zgłoszenia ZAW-FA lub nadania ról tak, aby m.in. biuro rachunkowe mogło pobierać dane.
7. Komunikuj zmiany klientom: powiadom partnerów biznesowych, że faktury będą dostępne w KSeF i poinstruuj konsumentów, że nadal mogą otrzymywać faktury w dotychczasowej formie (na żądanie).
8. Śledź postępy: czytaj komunikaty MF o KSeF, harmonogram wprowadzania zmian, aktualizacje struktury faktury i narzędzi. Bądź gotów szybko reagować na nowe wytyczne (np. obowiązek wprowadzania pola numeru KSeF w tytule przelewów od 1.08.2026 czy załączniki do faktur).