Podstawowe Zasady Księgowości
Księgowość spółki opiera się na kilku fundamentalnych zasadach, które zapewniają przejrzystość i dokładność informacji finansowych:
Zasada memoriałowa (zasada memoriału)
Transakcje są rejestrowane w momencie ich wystąpienia, a nie wtedy, gdy następuje przepływ środków pieniężnych.
Zasada memoriału wymaga rejestrowania przychodów i kosztów w okresie, do którego się odnoszą, niezależnie od momentu ich zapłaty. Oznacza to, że każda transakcja powinna być zaksięgowana w momencie jej wystąpienia, a nie wtedy, gdy dochodzi do przepływu środków pieniężnych.
Zasada współmierności
Koszty są przypisywane do okresu, w którym powstają związane z nimi przychody.
Zasada współmierności w rachunkowości oznacza, że koszty poniesione w celu uzyskania określonych przychodów powinny być uwzględnione w księgach rachunkowych w tym samym okresie, w którym odnotowano te przychody. Dotyczy to przede wszystkim bezpośrednich kosztów, np. koszty wytworzenia sprzedanych produktów, zakupionych towarów.
Zasada ostrożności
Zasada ostrożności wymaga, aby w księgach rachunkowych i bilansie uwzględniać jedynie rzeczywiste wartości składników majątku. Oznacza to konieczność ich aktualizacji do wartości, które można realnie odzyskać, w przypadku gdy utraciły one częściowo lub całkowicie swoją wartość.
Zasada kontynuacji działalności
Księgi są prowadzone w oparciu o założenie, że spółka będzie kontynuować swoją działalność w dającej się przewidzieć przyszłości i w niezmienionym znacząco zakresie.
Obowiązki Księgowe Spółki
Każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości.
Obejmuje to szereg zadań i obowiązków:
Prowadzenie ksiąg rachunkowych
Wymaga rejestrowania wszystkich transakcji finansowych zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami rachunkowości.
Sporządzanie sprawozdań finansowych
Spółki są zobowiązane do sporządzania rocznych sprawozdań finansowych, które składają się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowych.
Bilans wykazuje stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy.
Rachunek zysków i strat wykazuje oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy.
Deklaracje podatkowe
Spółki muszą regularnie składać deklaracje podatkowe: najczęściej jest to VAT i CIT. Występuje jeszcze szereg innych obowiązkowych formularzy, których zakres uzależniony jest od transakcji jakie mają miejsce w spółce.
Inwentaryzacja
Okresowe przeprowadzanie inwentaryzacji majątku i zobowiązań spółki.
Wybór Systemu Księgowego
Spółki mają do wyboru różne systemy księgowe, które mogą ułatwić prowadzenie ksiąg rachunkowych. Wybór odpowiedniego systemu zależy od wielkości firmy, rodzaju działalności oraz indywidualnych potrzeb spółki. Popularne rozwiązania to:
Systemy ERP (Enterprise Resource Planning)
Zintegrowane systemy zarządzania, które obejmują wszystkie aspekty działalności firmy, w tym księgowość.
Specjalistyczne oprogramowanie księgowe
Programy dedykowane wyłącznie do prowadzenia księgowości, takie jak Comarch ERP Optima, Sage Symfonia, Insert, czy enova365.
Jeżeli wybierzesz współpracę z biurem księgowym, to wówczas biuro najczęściej korzysta ze swojego oprogramowania.
Jeśli natomiast wybrałeś już program i działasz w nim od lat - wybierając nowego księgowego podaj mu tę informację od razu - ma ona kluczowy wpływ na współpracę.
Outsourcing księgowości
Współpraca z biurem rachunkowym, które zajmuje się pełną obsługą księgową spółki.
Aspekty Prawne Księgowości Spółki
Księgowość spółki jest ściśle regulowana przez prawo, w tym Ustawę o rachunkowości oraz Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF).
Kluczowe aspekty prawne obejmują:
Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych
Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, każda spółka zobowiązana jest do prowadzenia pełnej księgowości.
Audyt sprawozdań finansowych
W przypadku niektórych spółek, zwłaszcza większych, istnieje obowiązek przeprowadzania corocznych audytów sprawozdań finansowych przez niezależnego biegłego rewidenta.
Przechowywanie dokumentacji
Spółki są zobowiązane do przechowywania dokumentacji księgowej przez określony czas (zazwyczaj 5 lat) w celu umożliwienia kontroli podatkowych i audytów.
Rola Księgowego w Spółce
Księgowy pełni kluczową rolę w zarządzaniu finansami spółki.
Do jego obowiązków należy:
Rejestrowanie transakcji
Dokładne i terminowe rejestrowanie wszystkich operacji finansowych.
Monitorowanie budżetu
Analiza wydatków i przychodów oraz monitorowanie zgodności z budżetem.
Doradztwo finansowe
Wsparcie zarządu w podejmowaniu decyzji finansowych poprzez dostarczanie rzetelnych analiz i raportów.
Zapewnienie zgodności z przepisami
Dbanie o zgodność działań spółki z obowiązującymi przepisami prawa rachunkowego i podatkowego.
Podsumowanie
Księgowość spółki jest kluczowym elementem jej funkcjonowania, wpływającym na transparentność i efektywność zarządzania finansami. Prowadzenie pełnej księgowości, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, jest obowiązkiem każdej spółki. Dzięki odpowiedniemu systemowi księgowemu oraz zaangażowaniu kompetentnego księgowego, spółka może skutecznie zarządzać swoimi finansami, minimalizować ryzyko finansowe i podejmować świadome decyzje podatkowe i biznesowe.
